การจัดการข้อมูล หมายถึง

การจัดการข้อมูล

ข้อมูล (Data) เป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ การจัดการข้อมูล (Data Management) เป็นกลยุทธ์หนึ่งในการบริหารองค์การให้มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคของเทคโนโลยีข่าวสาร คอมพิวเตอร์ที่เจริญก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว การจัดการและบริหารองค์การให้ประสบความสำเร็จนั้น การตัดสินใจที่ถูกต้อง รวดเร็ว และทันต่อเหตุการณ์ถือเป็นหัวใจของการทำธุรกิจในยุคปัจจุบัน ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ เพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์การอยู่รอดได้ในการแข่งขันกับองค์การอื่นๆ

การจัดการข้อมูล หมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งานที่รวดเร็วจึงจัดเก็บในลักษณะของฐานข้อมูล

หน่วยของข้อมูล

หน่วยของข้อมูลคอมพิวเตอร์สามารถจัดเรียงเป็นลำดับชั้น  จากขนาดเล็กไปขนาดใหญ่ได้ดังนี้
–  บิต (bit)  เลขฐานสองหนึ่งหลักซึ่งมีค่าเป็น 0 หรือ 1
–  ตัวอักษร (character) กลุ่มข้อบิตสามารถแทนค่าตัวอักษรได้ ในชุดอักขระASCII 1 ไบต์ (8 บิต) แทน 1 ตัวอักษร
–  เขตข้อมูล (field) เขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยกลุ่มตัวอักษรที่แทนข้อเท็จจริง
–  ระเบียน (record) คือโครงสร้างข้อมูลที่แทนตัววัตถุชิ้นหนึ่ง เช่น ระเบียนนักเรียน
–  แฟ้ม  (file)  ตารางที่เป็นกลุ่มของระเบียนที่มีโครงสร้างเดียวกัน
–  ฐานข้อมูล (database) กลุ่มของตารางที่มีความสัมพันธ์กัน

 หน่วยวัดความจุของหน่วยความจำทางคอมพิวเตอร์

8              bits                          =            1              Byte                       : B

1,024      Bytes                     =             1              Kilo Byte             : KB         

1,024      KB                         =             1              Mega Byte           : MB         

1,024      MB                         =             1              Giga Byte            : GB         

1,024      GB                         =             1              Tera Byte             : TB         

หมายเหตุ     Kilo   =   210   =   1,024 

วัตถุประสงค์ในการจัดการข้อมูล

-                   การเก็บข้อมูลเพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้ในภายหลัง

-                   การจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเรียกใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

-                   การปรับปรุงข้อมูลให้มีความถูกต้องสมบูรณ์อยู่เสมอ

-                   การปกป้องข้อมูล จากการทำลาย ลักลอบใช้ หรือแก้ไขโดยมิชอบ รวมทั้งปกป้องข้อมูลจากอุบัติเหตุที่อาจเกิดจากวินาศภัยหรือความบกพร่องภายในระบบคอมพิวเตอร์

โครงสร้างข้อมูล

การใช้คอมพิวเตอร์จัดการระบบฐานข้อมูลนั้น ข้อมูลของเอนทิตีต่างๆ จะได้รับการนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ ข้อมูลที่เก็บไว้อาจได้รับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือตัดออกได้ การเก็บข้อมูลจะทำการเก็บข้อมูลไว้หลายๆ เอนทิตี และเมื่อมีการเรียกใช้อาจนำเอาข้อมูลจากหลายๆ เอนทิตีนั้นมาสัมพันธ์กันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

การจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ที่ถือว่ามีประสิทธิภาพคือการใช้เนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลน้อยที่สุดและจะต้องเรียกค้นข้อมูลได้ง่าย ดังนั้นจึงมีการแบ่งเอนทิตีออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อใช้เรียกข้อมูลย่อยซึ่งเรียกว่า เขตข้อมูล (Field) เมื่อนำเขตข้อมูลทั้งหมดของแฟ้มมาวางเรียงกัน จะเกิดรูปแบบที่ทางคอมพิวเตอร์มองเห็นเรียกว่า ระเบียน (Record) ซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งบอกถึงโครงสร้างงาของแฟ้มนั้นได้รวมกันในระบบฐานข้อมูลจึงประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลจำนวนหลายๆ แฟ้มที่มีความสัมพันธ์กัน

 การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล

การจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลแบบต่างๆ มีลักษณะเฉพาะตัวในการเข้าถึงข้อมูล ดังนี้

-                        แฟ้มลำดับ (Sequential file) เป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มที่ง่ายที่สุด คือ ระเบียนถูกเก็บเรียงต่อเนื่องกันไปตามลำดับของเขตข้อมูลคีย์

-                        แฟ้มสุ่ม (Direct file) ใช้แก้ปัญหาความล่าช้าในการเข้าถึงข้อมูลของแฟ้มลำดับ โดยใช้ฟังก์ชันสุ่มในเขตข้อมูลคีย์เป็นข้อมูลนำเข้าและให้ผลลัพธ์เป็นตำแหน่งที่อยู่ของระเบียน

-                        แฟ้มดรรชนี (Indexed file) คล้ายกับดรรชนีคำศัพท์ที่อยู่ท้ายเล่มหนังสือ ที่ประกอบด้วยคำต่างๆ เรียงตามตัวอักษร โดยจะเก็บค่าของเขตข้อมูลคีย์ทั้งหมดพร้อมด้วยตำแหน่งของระเบียนที่มีค่าเขตข้อมูลคีย์นั้น

-                        แฟ้มลำดับดรรชนี (Indexed sequential file) เป็นการจัดโครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่แตกต่างจากแฟ้มดรรชนี ซึ่งตัวระเบียนในแฟ้มข้อมูลไม่เรียงตามลำดับ แต่เรียงเฉพาะคีย์ในดรรชนี แฟ้มลำดับดรรชนี มีระเบียนที่เรียงลำดับตามเขตคีย์ข้อมูล และมีดรรชนีบางส่วน

 การจัดการฐานข้อมูล

ในการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วยังต้องมีชุดคำสั่ง (Software) ที่จะควบคุมการทำงานของเครื่องอีกด้วย การทำงานโดยวิธีการจัดแฟ้มซึ่งเรียกวิธีนี้ว่า ระบบการจัดการกระทำแฟ้มข้อมูล (file handing system) อาจใช้โปรแกรมสำเร็จซึ่งทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นแฟ้มที่มีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน และช่วยทำให้ผู้ใช้ประมวลผลข้อมูลต่างๆ ตามความต้องการได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมเหล่านี้จะใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล หรือที่เรียกว่า ดีบีเอ็มเอส (Data Base Management System : DBMS)

ระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนที่ดี การแบ่งประเภทแฟ้ม

 ลักษณะการจัดการฐานข้อมูลที่ดี

เทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ได้เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา วิธีการฐานข้อมูลได้พัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นจากการออกแบบและเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลที่เดียว การจัดการฐานข้อมูลจึงมีหลักการที่สำคัญ คือ
1.  ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
2.  กำหนดมาตรฐานข้อมูล
3.  มีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล
4.  มีความเป็นอิสระจากโปรแกรม
5.  รวมข้อมูลเป็นฐานข้อมูลกลาง

ยกตัวอย่างข้อมูล 5ชนิด พร้อมหารูปประกอบ

1. ข้อมูล (Data)
คือ ข้อเท็จจริงที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ต่างๆ ซึ่งข้อมูลสามารถหาได้จากแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ วิทยุ คอมพิวเตอร์ หรือสิ่งรอบๆ ตัว


2. ฐานข้อมูลของร้านค้า เมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและลูกค้าอย่างเป็นระบบดีแล้ว การ จัดการก็ง่าย สินค้ามีกี่รายการ ต้นทุน กำไรเท่าไร ก็ดูได้ทันที ในโลกธุรกิจ การมีข้อมูลจำนวนมากและมี การจัดการที่ดี มีผลต่อความได้เปรียบในการทำธุรกิจและการประสบความสำเร็จ

3. ฐานข้อมูลบัญชีครัวเรือน จะเป็นการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ-รายจ่ายในการใช้เงินในแต่ละวันของครัวเรือน ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ อาจบันทึกข้อมูลลงกระดาษ แบบฟอร์มหรือจัดเก็บลงคอมพิวเตอร์ เมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็น ระเบียบ การค้นหาก็ทำได้ง่าย

4. ฐานข้อมูลสมาชิกสหกรณ์ จะเป็นการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเงินที่ได้รับจากการออมเงินของสมาชิกในแต่ละวัน และจะมีการบันทึกอย่างต่อเนื่อง หากมีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสหกรณ์ก็จะมีการลงบันทึกไว้และมีการเก็บใบเสร็จไว้เป็นหลักฐาน ฯลฯ อาจบันทึกข้อมูลลงกระดาษ แบบฟอร์มหรือจัดเก็บลงคอมพิวเตอร์ เมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็น ระเบียบ การค้นหาก็ทำได้ง่าย

5. ฐานข้อมูลระบบห้องสมุด ยืม-คืน จะเป็นการจัดการเกี่ยวกับการยืม-คืนหนังสือ ให้ง่ายต่อการค้นหา จะมีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เัช่น ข้อมูลหนังสือ ข้อมูลการยืม ข้อมูลการคืน 
รหัสและประเภทหนังสือ ฯลฯ ทำให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น 

data คือ

Data

Data (/ˈdeɪtə/ day-tə, /ˈdætə/ da-tə, or /ˈdɑːtə/ dah-tə)^[1] is a set of values of qualitative or quantitative variables; restated, pieces of data are individual pieces of information. Data in computing(or data processing) is represented in a structure that is often tabular (represented by rows and columns), a tree (a set of nodes with parent-children relationship), or a graph (a set of connectednodes). Data is typically the result of measurements and can be visualized using graphs or images.

Data as an abstract concept can be viewed as the lowest level of abstraction, from which information and then knowledge are derived.

Raw data, i.e., unprocessed data, refers to a collection of numbers, characters and is a relative term; data processing commonly occurs by stages, and the "processed data" from one stage may be considered the "raw data" of the next. Field data refers to raw data that is collected in an uncontrolled in situ environment. Experimental data refers to data that is generated within the context of a scientific investigation by observation and recording.

The word "data" used to be considered as the plural of "datum", but now is generally used in the singular, as a mass noun.

ข้อมูล

ข้อมูลคืออะไร

    ข้อมูล (Data) หมายถึง ข่าวสาร เอกสาร ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของหรือเหตุการณ์ที่มีอยู่ในรูปของตัวเลข ภาษา ภาพ สัญลักษณ์ต่างๆ ที่มีความหมายเฉพาะตัว ซึ่งยังไม่มีการประมวลไม่เกี่ยวกับการนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ (ไพโรจน์ คชชา, 2542) พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน (2525) ให้ความหมายของ ข้อมูล(Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือสิ่งที่ถือหรือยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริง สำหรับใช้เป็นหลักอนุมานหาความจริงหรือ การคำนวณ               ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่อยู่ในรูปของตัวเลขหรือสัญลักษณ์ต่างๆ ที่ยังไม่ผ่านการประมวลข้อมูล (มนตรี ดวงจิโน, 2546) " กล่าวโดยสรุป ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่ยังไม่ผ่านการประมวลผล"               ลักษณะข้อมูล                1. ข้อมูลที่คำนวณไม่ได้ ได้แก่ ตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ รหัสประจำตัว                 2. ข้อมูลที่คำนวณได้ ได้แก่ ตัวเลขที่มีความหมายในการคำนวณ               ประเภทของข้อมูล                1. ข้อมูลเพื่อการวางแผน หมายถึง ข้อมูลที่มีความสำคัญเกี่ยวกับการวางแผนงานการบริหาร ใช้ในการควบคุม การตัดสินใจ โดยได้มีการสรุปเป็นหมวดหมู่เป็นตาราง มีการคำนวณ จัดเรียงลำดับ ซึ่งเรียกกันทั่วไปว่า สารสนเทศ                2. ข้อมูลการปฏิบัติงาน หมายถึง ข้อมูลที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ                3. ข้อมูลอ้างอิง หมายถึง ข้อมูลที่เก็บไว้สำหรับอ้างอิง